¿Por qué es determinante el uso de los datos en la estrategia de negocio?
¿Cómo llevar a cabo una estrategia basada en los datos?
¿Qué dificultades nos podemos encontrar en el uso de los datos?
En un mundo empresarial tan competitivo como el actual los datos se han convertido en uno de los activos más importantes para las compañías, ya que permiten a los equipos directivos tomar decisiones de forma mucho más ágil y eficiente.
En este contexto, la analítica aplicada a la gestión empresarial tiene un papel fundamental, al basarse en el análisis de los datos para la toma de decisiones informadas sin tener en cuenta otras variables no medibles.
Debemos tener en cuenta que, al día, en 2020, los datos generados, capturados, copiados o consumidos globalmente por personas, máquinas y empresas, eran 2,5 trillones de bytes y en 2025 serán unos 463 trillones de bytes, lo que supone un incremento exponencial y que nos muestra el porqué de la importancia que le están dando las empresas a dicha cuestión.
Aunque es muy importante tener en cuenta que en la estrategia a nivel empresarial del uso de los datos no siempre disponer de más cantidad nos va a conllevar un mejor resultado.
¿Cuáles son las ventajas de tomar decisiones en base a los datos?
Según diferentes estudios, las compañías que utilizan datos para la toma de decisiones, data-driven decision making, son más productivas y rentables. En este sentido, detallamos a continuación que supone usar datos en la toma de decisiones:
- Más ágiles al disponer de información en cada momento
- Más productivos ya que podremos decidir sobre más aspectos en menos tiempo
- Más rentables por ser más precisos, eficaces y poder identificar de manera temprana problemas u oportunidades
- Planificar la estrategia de acción e implementar un modelo de mejora continua en base a los datos reales
- Mayor objetividad al tomar decisiones en base a datos no en intuiciones o percepciones
- Foco cliente ya que al tener un conocimiento mayor de su experiencia, necesidades, hábitos, costumbres, … nos permite la personalización del servicio o la oferta de productos
- Reducción de riesgos al minimizar posibles errores o poder simular escenarios para conocer posibles riesgos antes de decidir
¿El uso de los datos es una opción? No, es una obligación
Como ya hemos comentado anteriormente, las personas en su día a día dejamos una cantidad importante de datos que marcan nuestro comportamiento, hábitos, necesidades, … y si las empresas desarrollan sistemas para analizar dicha información lo podemos convertir en un conocimiento relevante para la toma de decisiones informada.
Teniendo en cuenta la situación actual de los mercados, en los que existe una alta competitividad, con cambios muy rápidos y relevantes, no recopilar y gestionar todos estos datos y trabajarlos para convertirlos en información útil, es buscar una posible desaparición de la compañía, teniendo en cuenta que el resto de la competencia dispondrá de este recurso tan importante para la evolución empresarial.
Sin embargo, debemos tener en cuenta que los datos por si mismos no aportan gran valor sino somos capaces de analizarlos y extraer información, conocimiento, desde una visión estratégica no sesgada por nuestras creencias u opiniones.
Para que podamos extraer de los datos el máximo partido, tenemos que estar dispuestos a “escucharlos”, a que nos sorprendan, que nos contradigan o confirmen una opinión o creencia que tenemos, … Cuantas veces hemos presentado un dato a un equipo directivo y hemos escuchado “esto no puede ser, seguro que está mal calculado”.
El uso de los datos en la actividad empresarial
El uso de los datos dentro de una empresa abarca múltiples áreas, pudiendo hablar del ámbito financiero, comercial, recursos humanos o marketing, por ejemplo, en el que las empresas en función de los datos que disponen de sus clientes, usuarios, potenciales, … deciden llevar a cabo campañas de específicas marketing y comunicación para incrementar el consumo, retener clientes, captar nuevos usuarios, …
Dependiendo de cada empresa, sector, nivel de digitalización de la compañía, … nos podemos encontrar con situaciones muy diferentes en las que el uso de los datos dentro de la estrategia empresarial esté en un mayor o menor grado de implementación.
A pesar de los grandes esfuerzos que han hecho y están haciendo muchas empresas en este ámbito, en muchas ocasiones se observa la falta de un plan estratégico de implementación del uso de los datos en la gestión empresarial y todo se centra en la recolección de los datos sin tener en cuenta el uso posterior de estos, el perfil de los usuarios o el motivo por los que les será útil disponerlos. Es por lo tanto indispensable trabajar en lo que llamamos la visión negocio de los datos, que permite alinear la parte técnica con la estratégica de la compañía para realmente sacar valor a los datos e información disponible.
Hace no tanto tiempo, la mayoría de las decisiones en las empresas se tomaban por experiencia del personal directivo, en algunas ocasiones con información relacionada que se recopilaba de manera especifica para ese proceso, pero existía un margen amplio de “impresiones”, “intuiciones”, … que influían en gran medida a la decisión final.
Del mismo modo que todas las personas en una organización deben poder entender los datos y tener fácil acceso a ellos para sacarles partido en su día a día, cada vez es más necesario disponer de analistas profesionales con habilidades avanzadas que dirijan el proceso de recolección y análisis, y que participen en los órganos de toma de decisiones.
¿Cómo es el proceso para el uso de los datos en la toma de decisiones?
Para la toma de decisiones es esencial disponer de toda la información posible de las opciones o alternativas que tenemos para escoger, así como las consecuencias que podría tener su elección respecto a la estrategia y objetivos de la compañía. Para que esto sea posible debemos tener en cuenta las siguientes fases que nos ayudaran a ser más efectivos:
- DELIMITACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO PARA EL USO DE LOS DATOS
Fase inicial en la que es necesario establecer los objetivos que marcan la decisión de implementar dentro de la compañía un modelo de toma decisiones basada en datos. Es necesario por un lado realizar un diagnóstico de la situación actual, así como a dónde queremos llegar con el desarrollo del plan. Relacionar datos disponibles, ubicación de los mismo, … será fundamental en esta fase del proyecto, así como ver si es necesario complementar los datos disponibles con otras fuentes de información para la resolución de los objetivos del plan estratégico. El plan lo podemos trabajar a nivel global para la compañía o por áreas priorizando aquellas en las que se observa una mayor ventaja competitiva su desarrollo.
- RECOPILAR LOS DATOS
Una vez delimitados los datos necesarios es fundamental identificar, recolectar y organizar la información relevante y confiable que responda a las preguntas o necesidades delimitadas en la fase anterior. Esto incluye definir qué datos se necesitan, de dónde se obtendrán y cómo se recopilarán (por ejemplo, sistemas internos, registros, encuestas, observaciones, etc.).
Sin una recopilación de datos clara y bien estructurada, el análisis posterior podría ser incompleto o conducir a decisiones equivocadas.
- ANALIZAR E INTERPRETAR LOS DATOS
Fase clave para realizar un uso estratégico empresarial de los datos, en ella se examina la información con el fin de identificar por ejemplo patrones, tendencias, incidencias, problemas, … pudiendo utilizar herramientas estadísticas para poder profundizar en el conocimiento de una situación por comparación o categorización de los datos.
La interpretación de los resultados nos debe permitir comprender que significan los datos en el contexto de la situación que estamos analizando.
En todo este contexto tienen una importancia relevante el uso de herramientas de visualización de resultados, ya que nos permiten presentar los datos e información de forma clara y comprensible mediante gráficos, tablas, mapas o dashboards. El objetivo en este sentido es aportar a los equipos directivos o usuarios internos de los datos una herramienta que les ayude a comprender rápidamente la información para tomar decisiones.
- DELIMITACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
El uso de los datos debe estar siempre ligado con el desarrollo de un plan de acción y la consecuente toma de decisiones. En este sentido el plan de acción debe definir con claridad los objetivos, estrategias, recursos y plazos que se seguirán para abordar el problema identificado y soluciones delimitadas gracias al uso de los datos. Este plan puede ser más o menos complejo en función del alcance de la cuestión sobre la que estamos tomando decisiones.
- EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO
Una vez se implementan las acciones planificadas y se da seguimiento para evaluar su efectividad y hacer ajustes si es necesario en base a los datos que nos permiten realizarlo de forma ágil y objetiva. Delimitar un conjunto de kpis con parámetros objetivo según el plan de acción es fundamental para poder hacer un buen seguimiento y ajustes.
¿Cuáles son los riesgos en el uso de los datos?
Como en cualquier proceso estratégico, el uso de los datos conlleva ciertos riesgos que deben ser considerados desde el inicio para garantizar un manejo responsable y efectivo. Estos riesgos pueden agruparse en las siguientes áreas clave:
Seguridad
Cuanto más grande es el volumen y valor de los datos, mayor será el atractivo para los cibercriminales. Es fundamental contar con sistemas de protección que eviten accesos no deseados, filtraciones o pérdidas de información.
Privacidad
Garantizar que la información personal de los clientes, empleados, … está segura y la información sensible almacenada de manera que se evite cualquier uso indebido o divulgación no autorizada.
Costes
La recopilación, almacenamiento, análisis y visualización de datos implican inversiones en infraestructura, software y personal capacitado. Este aspecto se debe tener en cuenta en la fase de planificación inicial, de ahí que la estrategia al comienzo sea tan importante.
Mala analítica
Realizar procesos de análisis e interpretación incorrectos de los datos, como por ejemplo asumir patrones que no existen o utilización de similitudes que han sido mera coincidencia puede llevar a tomar decisiones equivocadas. Para evitarlo, es crucial contar con analistas capacitados y validar los resultados con rigor metodológico.
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